Wie führt man eine KI-Schulung im Unternehmen ein?

Jürgen Grabbert, T-AI-L · Stand:

Kurz gesagt

In vier Schritten: Erst legt das Unternehmen fest, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind und wer die Schulung koordiniert. Dann bekommen alle eine kurze Ankündigung und ihren Zugang. Danach lernen die Leute über einige Monate neben der Arbeit, mit Grundlagen für alle und Inhalten für ihren Bereich. Am Ende steht die Dokumentation für Art. 4. Für die Koordination sind das wenige Stunden, der Rest läuft nebenher.

Der typische Ablauf in vier Schritten

  • Vorbereitung (1–2 Wochen): eine Person für die Koordination benennen, kurz festhalten, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten nicht hineingehören, Betriebsrat einbeziehen, falls vorhanden.
  • Start (1 Tag): Ankündigung an alle mit dem Warum (Arbeit leichter machen, Fehler vermeiden, Art. 4) und dem Wie (Zeitrahmen, eigenes Tempo). Danach die Zugänge verschicken.
  • Lernphase (je nach Laufzeit 3, 6 oder 12 Monate): Alle starten mit den Grundlagen, dann folgt das Modul für den eigenen Bereich. Bewährt haben sich ein bis zwei kurze Einheiten pro Woche, geübt an echten Aufgaben.
  • Abschluss und Nachweis: Teilnahmen und Wissenscheck sammeln, das Firmen-Nachweisdokument ablegen, Regeln und Inhalte bei Bedarf auffrischen.

Fertige Texte für die Ankündigung, Erinnerungen und den Abschluss stehen im Kit Mitarbeiter-Kommunikation. Die drei folgenden Musterbeispiele sind typische Szenarien, keine Kundengeschichten. Echte, vom Kunden freigegebene Fälle stehen unter Praxisbeispiele.

Musterbeispiel 1: Steuerkanzlei mit 25 Mitarbeitenden

Ausgangslage: Mehrere Leute nutzen ChatGPT privat für Mandantenmails. Die Kanzleileitung will Klarheit, bevor Mandantendaten in falsche Werkzeuge geraten.

  • Regel vorab: nur die Geschäftsversion eines KI-Werkzeugs, keine Mandantendaten ohne Freigabe, Berufsgeheimnis (§ 203 StGB) ausdrücklich angesprochen.
  • Laufzeit 6 Monate, weil die Arbeitslast schwankt: Lernen im Alltag statt im Block.
  • Module: Grundlagen und Zertifikatsmodul A1 für alle, danach das Branchenmodul Recht / Steuern.
  • Typische Anwendungen aus dem Werkzeugkasten: Mandantenschreiben vorformulieren, Belege vorsortieren, Gesetzesänderungen zusammenfassen lassen und gegenprüfen.
  • Kosten: 25 × 99 € = 2.475 € netto einmalig.

Musterbeispiel 2: Großhändler mit 120 Mitarbeitenden

Ausgangslage: Vertrieb und Einkauf arbeiten schon mit Copilot, Lager und Verwaltung kaum. Die Führung will einheitliche Regeln und einen Nachweis für Art. 4.

  • Laufzeit 12 Monate: kleine Einheiten nebenher, auch für Schichtarbeit im Lager.
  • Module: Grundlagen und A1 für alle, danach das Modul für den eigenen Bereich, etwa Vertrieb oder Einkauf, plus das Branchenmodul Handel / E-Commerce.
  • Typische Anwendungen: Angebotstexte, Lieferantenmails in mehreren Sprachen, Reklamationen nach Themen auswerten.
  • Koordination über das Firmen-Dashboard: Sie sieht nur, wer fertig ist, keine Einzelergebnisse.
  • Kosten: 120 × 129 € = 15.480 € netto einmalig.

Musterbeispiel 3: Logistikdienstleister mit 400 Mitarbeitenden an mehreren Standorten

Ausgangslage: internationale Teams, ein Teil arbeitet auf Englisch, die Disposition testet KI für Planung und Kundenkommunikation.

  • Deutsch und Englisch parallel, jede Person lernt in ihrer Sprache.
  • Gestaffelter Start nach Standorten, je eine Koordination pro Standort.
  • Module: Grundlagen und A1 für alle, das Branchenmodul Logistik / Transport und je nach Abteilung das passende Funktionsmodul.
  • Ab 250 Personen sinkt der Preis je Person; den genauen Betrag zeigt der Preisrechner.

Was in allen drei Fällen gleich ist

  • Die Regel kommt vor der Schulung: Wer nicht weiß, was erlaubt ist, probiert heimlich.
  • Grundlagen für alle, Vertiefung nach Bereich – nicht alle müssen alles machen.
  • Üben an echten Aufgaben bringt mehr als Zuschauen.
  • Die Dokumentation entsteht nebenbei und liegt am Ende fertig vor.

Häufige Anschlussfragen

Wie viel Aufwand hat die Koordination?

Für Vorbereitung und Start einige Stunden, danach wenige Minuten pro Woche, um den Stand im Dashboard anzusehen und an Termine zu erinnern.

Müssen alle gleichzeitig starten?

Nein. Ein gestaffelter Start nach Abteilungen oder Standorten ist üblich. Wichtig ist, dass alle innerhalb ihrer Laufzeit fertig werden.

Muss der Betriebsrat einbezogen werden?

Veranlasst das Unternehmen die Schulung für die Belegschaft, hat ein vorhandener Betriebsrat in der Regel ein Mitbestimmungsrecht bei der Durchführung (§ 98 BetrVG). Früh einbeziehen spart Zeit.

Quellen

Überblick, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsstand: KI-Verordnung in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744. Zuletzt geprüft am 20.10.2026.