KI-Schulungspflicht und KI-Kompetenz im Unternehmen

Ja, sobald Ihr Unternehmen KI-Systeme für die Arbeit einsetzt – dazu zählen schon ChatGPT, Microsoft Copilot oder ein KI-Übersetzer, etwa über eigene Lizenzen oder weil Sie die Nutzung erlauben oder anordnen. Art. 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen seit dem 2. Februar 2025, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten unterstützen. In der Praxis ist das meist eine Schulung; eine bestimmte Form, Stundenzahl oder ein Zertifikat schreibt das Gesetz aber nicht vor.

Seit dem 27. Juli 2026 gilt Art. 4 der KI-Verordnung in neuer Fassung (Verordnung (EU) 2026/1744). Unternehmen müssen weiterhin Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Bezugspunkt ist nicht mehr ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz, das nach der alten Fassung „nach besten Kräften“ sicherzustellen war. Die Neufassung stellt ausdrücklich klar, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantiert werden muss.

Art. 4 verlangt keinen formellen Nachweis und kein Zertifikat. Sinnvoll ist trotzdem eine schriftliche Dokumentation: wer wann an welcher Maßnahme teilgenommen hat und welche Inhalte das waren; eine Lernkontrolle ist hilfreich, aber nicht vorgeschrieben. Nach Auskunft der EU-Kommission reicht dafür eine interne Aufzeichnung.

Für einen Verstoß gegen Art. 4 allein sieht weder die KI-Verordnung noch das deutsche KI-Marktüberwachungsgesetz ein eigenes Bußgeld vor. Teuer kann es trotzdem werden: Die Bundesnetzagentur kann als Aufsicht nachprüfen, bei Verstößen gegen andere Pflichten der KI-Verordnung zählen fehlende Maßnahmen bei der Bußgeldhöhe mit, und Fehler durch ungeschulten KI-Einsatz – etwa Datenschutzverstöße – haben eigene Folgen.

Ja. ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Claude oder DeepL sind KI-Systeme. Setzt Ihr Unternehmen sie für die Arbeit ein – über eigene Konten oder weil Sie die Nutzung erlauben oder anordnen –, ist es Betreiber im Sinne der KI-Verordnung, und Art. 4 gilt. Gerade bei diesen Allzweck-Werkzeugen ist Schulung wichtig, weil sie für alles genutzt werden – auch für Dinge, die nicht hineingehören.

Die Spanne ist groß. Kurze Online-Kurse von 30 bis 90 Minuten kosten meist zwischen wenigen Euro und rund 40 € pro Person. Offene Seminare liegen bei mehreren hundert Euro pro Person, Inhouse-Workshops werden nach Tagessatz abgerechnet. Trainings, die über Wochen oder Monate im Arbeitsalltag mitlaufen, liegen dazwischen. Der größte Kostenblock ist meist nicht die Lizenz, sondern die Arbeitszeit.

Eine gute KI-Schulung lässt Ihre Leute an echten Aufgaben aus dem eigenen Arbeitsalltag üben, passt zu Bereich und Branche, behandelt Datenschutz und das Prüfen von KI-Ergebnissen und liefert eine Dokumentation mit Lernkontrolle. Reines Zuschauen reicht selten, damit sich im Alltag etwas ändert.

In vier Schritten: Erst legt das Unternehmen fest, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind und wer die Schulung koordiniert. Dann bekommen alle eine kurze Ankündigung und ihren Zugang. Danach lernen die Leute über einige Monate neben der Arbeit, mit Grundlagen für alle und Inhalten für ihren Bereich. Am Ende steht die Dokumentation für Art. 4. Für die Koordination sind das wenige Stunden, der Rest läuft nebenher.

Unternehmen setzen T-AI-L vor allem für drei Dinge ein: klare Regeln, was in KI-Werkzeuge darf und was nicht, Übung an echten Aufgaben aus dem eigenen Alltag und einen Nachweis für Art. 4, der nebenbei entsteht. Die acht Beispiele unten stammen aus Steuerberatung, Handel, IT, Logistik und Finanzen. Alle sind von den Kunden freigegeben; auf ihren Wunsch stehen nur Vorname und Branche.